Jedem von uns ist es schonmal passiert: „Die Rechnung schreibe ich morgen.“ Und ehe man sich versieht sind zwei, drei, vier oder sogar noch mehr Wochen ins Land gegangen und die Rechnung ist immer noch nicht geschrieben. Gelegentlich begegnen einem sogar Kollegen, die sich nur alle Vierteljahr oder alle halbe Jahr ans Rechnungschreiben machen. Jeder so, wie es ihm beliebt, aber eine verzögerte Rechnungslegung ist auch ein Hinweis auf die eigene Arbeitsweise.

Wenn ich meinem Kunden sofort eine Rechnung schreibe, dann zeige ich ihm damit nicht nur, dass ich ihn wertschätze, sondern auch dass ich meine eigene Arbeit wertschätze. Lass ich mir damit Zeit, signalisiere ich damit eine geringere Sorgfalt in meiner Arbeitsweise und dass ich sein Geld eigentlich gar nicht nötig habe. Die Folge kann dann durchaus ein Ausbleiben weiterer Aufträge sein.

Aber es hat auch noch weitere Auswirkungen: Wie will ich meinem Kunden erklären, dass ich mein Geld doch bitte so schnell wie möglich haben will, wenn ich mir viel Zeit damit lasse, dem Kunden zu erklären, dass ich überhaupt Geld haben will? Die Grundlage einer effektiven Zahlungsüberwachung und eines effektiven Forderungsmanagements ist nunmal die Rechnung.

Was kostet mich die verzögerte Rechnungslegung?

Jeder Tag, den ich selbst auf das mir zustehende Honorar verzichte, weil ich keine Rechnung schreibe, kostet mich bares Geld. Genauso wie lange Zahlungsziele ein Kredit an den Kunden darstellen, ist auch der Verzicht auf das Honorar ein Kredit an den Kunden. Unternehmen, die sich professionell mit der Vergabe von Krediten beschäftigen, verlangen für ihre Dienstleistung richtig viel Geld. Wir haben aber doch auch nichts zu verschenken, also warum sollten wir dem Kunden einen kostenlosen Kredit gewähren? Wenn uns Geld fehlt, dann zahlen wir dafür Zinsen. Solange wir selbst noch ein Plus auf dem Konto haben, sind diese Zinsen und damit die oben angesprochenen Kosten zwar eher theoretischer Natur, aber sobald wir ins Minus rutschen, weil wir ja selbst auch Kosten haben, wird es richtig teuer. Die meisten von uns werden mit einem Kontokorrent oder Dispo arbeiten. Eine Umfrage unter den Banken 2014 hat Dispozinsen zwischen 10 % und 14 % bei den meisten Banken ergeben. Ich gehe der Einfachheit halber mal von 12 % aus. Bei diesem Zinssatz kostet ein Ausbleiben eines Honorars von 1.000,00 Euro, egal ob der Kunde verspätet zahlt oder ob ich erst gar keine Rechnung schreibe, jeden Tag 0,33 ct. Das klingt jetzt erstmal nicht viel. In einem Monat sind das dann schon 10,00 Euro. Um den Wert dieses Betrages mal ein wenig zu verdeutlichen: Im Regelsatz für Hartz IV sind für Nahrung ca. 140,00 Euro vorgesehen. Das sind ca. 4,50 Euro pro Tag. Mit anderen Worten, ein Bezieher von Hartz IV muss von zehn Euro mehr als zwei Tage essen. Wenn ich mal von relativ durchschnittlichen 2.500 Euro an Rechnungen pro Monat ausgehen und wir die Rechnungslegung um einen Monat hinauszögere, liege ich schon bei 25,00 Euro. Und dann kommt da ja auch noch das Zahlungsziel hinzu. Wenn das auch noch bei 30 Tagen liegt, habe ich schon 50,00 Euro verloren. Und jeden Monat, den ich meine Rechnungslegung hinauszögere, kommen noch mal 25,00 Euro dazu. Wenn ich das ein ganzes Jahr so mache, dann habe ich im Jahr 300,00 Euro an Zinsen verloren, ein Betrag, von dem ein Hartz-IV-Bezieher über zwei Monate essen muss.

Was kann im schlimmsten Fall noch passieren?

Der Ansprechpartner ist nicht mehr im Unternehmen. Wenn ich einen schriftlichen Auftrag habe, ist das nicht so schlimm, aber wenn es mündliche Absprachen gibt und der Nachfolger von diesen Absprachen nichts weiß, habe ich verloren, und zwar im schlimmsten Fall mein Geld.

  • Das Unternehmen gibt die Geschäftstätigkeit auf: Wenn der Rechnungsempfänger nicht mehr vorhanden ist, kann ich auch keine Rechnung mehr stellen.
  • Das Unternehmen wechselt den Eigentümer und der erkennt keine alten Verbindlichkeiten an, wenn sie nicht bis zu einem bestimmten Zeitpunkt angemeldet sind.
  • Das Unternehmen stellt einen Antrag auf Insolvenz. In der Regel müssen dann auch Forderungen bis zu einem bestimmten Datum angemeldet sein. Sind sie dies nicht, sieht es mit dem Ausgleich schlecht aus.

Nun mag sich jeder fragen, wie groß die Wahrscheinlichkeit ist, dass sowas passiert. Natürlich ist die Wahrscheinlichkeit nicht hoch. Aber allein 2013 gab es fast 26 000 Unternehmensinsolvenzen und über 91 000 Verbraucherinsolvenzen. Die Forderungen an die Insolventen beliefen sich auf ca. 38 Mrd. Euro. Bei ca. 3,5 Mio Unternehmen in Deutschland sind das zwar nur ca. 7,5 Promille, aber die Möglichkeit besteht, dass es einen trifft.

Also: Verschenkt kein Geld! Rechnungen schreiben ist kein Hexenwerk und mit den richtigen Programmen in wenigen Minuten erledigt. Und wenn es eines gibt, dass ein Unternehmer auf jeden Fall können muss, dann ist das Rechnungen schreiben!

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