Effiziente E-Mail-Kommunikation
E-Mails sind heutzutage nur noch selten ein Ersatz für die normale Briefpost, sondern dienen in der Regel dem reinen Informationsaustausch. Nicht nur, dass das Lesen von E-Mails viel Zeit in Anspruch nimmt – auch das Schreiben. Darum ist es sinnvoll, sich auf das Wesentliche zu beschränken. Denn in einer immer schneller werdenden Zeit ist genau sie unser wertvollstes Gut. Und gleiches gilt natürlich für die Zeit des Empfängers.
Wenn man also gerade mit langjährigen Kunden oder Kollegen öfter im E-Mail-Kontakt steht, empfiehlt es sich, sich auf die 5-Sätze-Regel zurück zu greifen. Das bedeutet, dass man sich dazu bekennt, E-Mails so kurz wie möglich zu halten: So viel Information wie nötig in so wenig Sätzen wie möglich.
Die gesparte Zeit kann man dann zum Beispiel irgendwann in ein Mittagessen mit dem Kunden investieren. (:
Allerdings empfiehlt es sich, E-Mail-Empfänger über die 5-Sätze-Regel zu informieren. Dazu kann man zum Beispiel in der Signatur folgenden Text kopieren:
-------------------------------------------------- Q: Warum hat diese E-Mail fünf oder weniger Sätze? A: https://five.sentenc.es
Quelle: Sentenc.es
Ein interessanter Artikel. Tausende Menschen schreiben E-Mails täglich, nicht nur in der Arbeit, auch zu Hause. Das Leben ohne ihnen kommt nicht mehr in die Frage. Hier habe ich etwas neues gelernt. Seit heute werden meine E-Mails kurzer, sachlicher und werden nur Informationenaustausch dienen.
Zu lange E-Mails können zu einem Überfluss an Informationen führen, die dann unter Umständen nicht mehr wahrgenommen werden. Zu kurze E-Mails können zu einem Mangel an Informationen führen, was dann wiederum zu einem unnötig langen E-Mail-Austausch führen kann. Auf keinen Fall sollte der Gedanke, möglichst kurze E-Mails zu verfassen, zu einer Vernachlässigung grundlegender Höflichkeit und N(etikette) führen.
Inwieweit die durch kürzere E-Mails eingesparte Zeit tatsächlich effektiv an anderer Stelle genutzt wird oder Freiraum für andere Aktivitäten schafft, ist sehr schwer zu beurteilen.