Seit dem 27. November 2020 müssen alle Unternehmen, also auch Dolmetscher:innen und Übersetzer:innen, Rechnungen an Bundesbehörden oder andere öffentliche Auftraggeber mit einem Betrag von mehr als 1000 Euro zwingend als sogenannte E-Rechnung einreichen. Papierrechnungen oder auch aus Word generierte und elektronisch versendete PDFs werden nach diesem Zeitpunkt nicht mehr akzeptiert. Für Rechnungen unter 1000 Euro gelten Ausnahmen.

Welche Kriterien muss eine elektronische bzw. E-Rechnung erfüllen?

  • Die Rechnung muss in einem vorgegebenen strukturierten elektronischen Format erstellt werden.
  • Dieses Format muss eine automatische elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglichen, sprich, die Rechnung muss maschinenlesbar sein.
  • Die menschliche Lesbarkeit muss ebenfalls gewährleistet sein.
  • Selbstverständlich muss auch eine E-Rechnung alle erforderlichen Pflichtbestandteile einer Rechnung enthalten.

Hilfestellung zur Umsetzung der Anforderungen bietet unter anderem der Digitalverband bitkom mit dem Leitfaden „10 Merksätze für elektronische Rechnungen“.

In den FAQ E-Rechnung in der Bundesverwaltung, den Informationen für Rechnungsersteller und im Glossar E-Rechnung von A-Z finden sich Antworten auf konkrete Fragen.

Das Rechnungsformat ZUGFeRD 2.0

Es gibt verschiedene Typen der E-Rechnung mit strukturierten Daten. Offizieller Standard ist das Format XRechnung. Für kleine Unternehmen ist das speziell entwickelte Format ZUGFeRD besonders interessant. ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Hinter dem Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) stehen Institutionen wie Bundesministerien, Verbände sowie namhafte deutsche Unternehmen verschiedenster Branchen.

ZUGFeRD ist im Grunde ein Hybrid-Rechnungsformat, das die gewohnte Optik des PDF mit den für die maschinelle Verarbeitung nötigen elektronischen Codes verbindet. Basis der Rechnung ist eine PDF/A-Datei, in der mit einer XML-Komponente die erforderlichen strukturierten Daten eingebettet sind – die notwendigen Rechnungsbestandteile liegen demzufolge in optischer wie auch strukturierter Form vor.

Die Empfänger können das Format sowohl elektronisch verarbeiten als auch einfach wie eine herkömmliche PDF-Rechnung behandeln. Es spricht also nichts dagegen, zukünftig alle Rechnungen in diesem Format zu erstellen. Da mindestens 60 Prozent der Unternehmen in Deutschland mehr oder weniger oft für öffentliche Auftraggeber tätig sind, ist zu erwarten, dass sich auch innerhalb der Unternehmen die elektronische Rechnung mehr und mehr verbreitet.

Wie erstelle ich elektronische Rechnungen?

Auch wenn die Erstellung einer E-Rechnung theoretisch ohne spezielle Software möglich wäre, ist dies technisch sehr aufwendig. Es bietet sich daher an, auf eine Software zurückzugreifen, die das neue Rechnungsformat beherrscht.

Aktuell sind noch nicht alle Anbieter von Buchhaltungssoftware in der Lage, E-Rechnungen zu erstellen. Wer für öffentliche Auftraggeber arbeitet, sollte prüfen, ob bzw. wann der Anbieter der eingesetzten Software das ZUGFeRD-Format anbieten wird bzw. dieses Thema bei der Neuanschaffung eines Programms bedenken.

Falls der eigene Anbieter die Funktion (noch) nicht bietet, gibt es die Möglichkeit, auf der Zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes ein Profil zu erstellen und dort kostenlos vorgabenkonforme E-Rechnungen im Format ZUGfeRD zu erstellen und anschließend direkt zu versenden.

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