Nein, Klischees mag ich auch nicht. Es ist weder fair noch sinnvoll, Menschen nach ihrer Nationalität in Schubladen zu stecken. Allein schon wegen der Unterschiede zwischen Nord- und Süditalien, zwischen Groß- und Kleinstadt, zwischen Generationen, Branchen, Persönlichkeiten und Tagesform. Jeder Mensch ist einzigartig – und gute (internationale) Veranstaltungen bieten im besten Fall Raum für genau diese Einzigartigkeit. Und trotzdem: Wer regelmäßig mit internationalen Gruppen arbeitet, erkennt mit der Zeit bestimmte Muster und kann bei der Planung von Events die richtigen Fragen stellen:
- Was brauchen die Gäste, damit sie sich willkommen fühlen?
- Wie viel Programm inspiriert – und ab wann wird es zu viel?
- Welche Rolle spielen Pausen, das Essen und informelle Gespräche?
- Wie kann die Wahl der Location dazu beitragen, dass das Event die richtige Wirkung entfaltet?
Dolmetschen
Seit 12 Jahren begleite ich als Konferenzdolmetscherin B2B-Veranstaltungen mit italienischen Gästen – von Vertriebstagungen über Schulungen, Incentives und Delegationsreisen bis zu Werksbesichtigungen und internationalen Netzwerkformaten. Dabei beobachte ich Dynamiken, erkenne mögliche Missverständnisse früh und übersetze nicht nur Worte, sondern auch Erwartungen, Stimmungen und kulturelle Zwischentöne.
Nennen wir es ruhig: Dolmetschen.
Und nach vielen Jahren weiß ich, was die Gäste begeistert und was eher befremdlich wirkt. Hier sind ein paar Denkanstöße dazu.
Das offizielle Programm: Bitte nicht zu eng getaktet
Mir fällt bei B2B-Events mit italienischen Gästen immer wieder auf, dass ein zu straffer Zeitplan selten ideal ist.
Natürlich braucht ein B2B-Event Struktur. Niemand reist quer durch Europa, nur um zwei Tage lang planlos Kaffee zu trinken. (Wobei, je nach Kaffeequalität könnte man darüber nachdenken).
Wenn das Programm aber so voll ist, dass jede Minute verplant ist, bleibt wenig Raum für das, was bei der Zusammenarbeit mit italienischen Partnern oft besonders wichtig ist: spontane Gespräche, kurze Nachfragen und persönliche Begegnungen. In Italien entstehen viele Dinge durch Beziehungen und Gespräche, die nicht immer offiziell geplant sind. Daher können großzügige Pausen ohne feste Netzwerkaufgaben sehr wertvoll sein. Nicht jede Begegnung muss durch minutiös definierte Gruppenarbeiten gesteuert werden.
Das heißt nicht, dass interaktive Formate nicht funktionieren. Im Gegenteil. Sie können großartig sein. Aber die Aufgaben sollten offen genug formuliert sein, damit alle mitmachen können. Fragen wie „Welche Erfahrungen habt ihr mit …?“ oder „Was würde euch in der Praxis helfen?“ funktionieren oft besser als sehr detaillierte Arbeitsaufträge mit enger Ergebnisvorgabe.
Rahmenprogramm: Weniger Pflicht, mehr Spielraum
Auch beim Rahmenprogramm lohnt sich etwas Mut zur Lücke.
Ich erlebe oft, dass italienische Delegationen im Ausland den Ort gerne in ihrem eigenen Tempo erkunden. In kleinen Gruppen oder mit Menschen, mit denen sie ohnehin noch etwas besprechen wollten.
Nicht jede freie Stunde muss gefüllt werden. Nicht jede Stadtführung muss zur perfekt choreografierten Rallye mit App, Punktesystem und Abschlussfoto werden. Manchmal sind ein paar gute Empfehlungen hilfreicher:
- Wo kann man etwas Schönes für die Kinder kaufen?
- Wo kann man was „Typisches“ zum Essen probieren?
- Welche Ecke der Stadt wird unterschätzt? Kann man die eventuell (mit kleinem Umweg) auf dem Weg zur Location erkunden?
Gerade hier können Dolmetscher:innen oder interkulturelle Trainer:innen im Vorfeld praktisch mitdenken. Sie wissen oft, welche Fragen Gäste stellen werden, welche Informationen fehlen könnten und wo aus einer kleinen organisatorischen Unklarheit schnell ein großes Durcheinander entsteht.
Auch die Wahl der Location kann davon beeinflusst werden: Ist sie gut erreichbar? Gibt es Plätze für informelle Gespräche? Ist der Weg zwischen Hotel, Veranstaltungsort und Abendprogramm logisch? Gibt es genug Zeit für Transfers und kleine Verzögerungen?
Essen: Wichtig, aber nicht zentral
Kommen wir zum heiklen Punkt. Oder zum schönsten. Je nach Sichtweise.
Ja, viele Italiener:innen legen Wert auf gutes Essen. Ja, liebevoll zubereitete, frische Speisen werden geschätzt. Und ja, über Essen kann man in Italien sehr lange sprechen.
Aber: Ein gelungenes Event wird nicht automatisch ruiniert, weil nicht alles kulinarisch perfekt ist.
Problematisch wird es nur, wenn das Essen lieblos wirkt oder nicht zum Konzept passt. Oder wenn man krampfhaft versucht, italienische Erwartungen zu bedienen.
Muss es wirklich der Italiener um die Ecke sein?
Wenn italienische Gäste kommen, denkt man schnell: Dann gehen wir doch zum Italiener.
Klingt logisch. Ist aber nicht immer die beste Idee.
Italienische Restaurants außerhalb Italiens passen sich natürlich an das lokale Publikum an. Das ist legitim. Aber italienische Gäste vergleichen dann schnell mit dem Lieblingsrestaurant zu Hause oder mit der Pasta der Nonna. Und schon dreht sich der Abend nur um dieses eine Thema. Das muss nicht sein.
Wer ein gutes lokales Restaurant kennt, das zum Anlass passt, sollte dazu stehen. Wer ein nachhaltiges Cateringkonzept hat, sollte es nicht aus Angst vor kulturellen Erwartungen über Bord werfen. Wer vegane Bowls, regionale Küche oder ein modernes Sharing-Konzept überzeugend einsetzt, darf auch italienischen Gästen etwas Neues zumuten.
Interkulturelles Wissen ist kein Deko-Element
Genau hier zeigt sich, warum Dolmetscher:innen bei internationalen Events mehr beitragen können als die reine Sprachübertragung.
Natürlich ist professionelles Dolmetschen zentral, wenn Inhalte präzise verstanden werden müssen. Aber viele Kolleg:innen bringen zusätzliche Erfahrung aus Hunderten oder Tausenden Veranstaltungen mit: Sie wissen, wann eine Pause zu kurz ist, welche Formulierungen irritieren könnten und wo ein Format kulturell anders ankommt als geplant.
Fazit: Mutig planen, klug begleiten lassen
Bei Events mit italienischen Gästen geht es nicht darum, Klischees zu bedienen.
Es geht darum, kulturelle Muster ernst zu nehmen, ohne Menschen darauf zu reduzieren.
Wer italienische Gäste einlädt, darf mutig sein: mit inspirierenden Inhalten, lokalen Besonderheiten, gutem Essen, und auch mit Pausen und informellen Begegnungen.
Und wer Dolmetscher:innen frühzeitig einbindet, bekommt im besten Fall nicht nur Sprachmittlung, sondern auch einen geschulten Blick darauf, was zwischen den Zeilen, Programmpunkten und Espressopausen passiert.
Bild: Vitaly Gariev / Unsplash